ارشفه المستندات بطريقه نظاميه

 كيف يمكنك ارشفة مستنداتك بشكل احترافي داخل شركتك وما المرفقات المطلوبة لكل سند

حالات عملية للصرف النقدي والتوجية المحاسبي 

موضوع الارشفة موضوع مهم جدا يجب على كل محاسب ان يهتم به ويتقنه بشكل جيد لاهميته حيث يعكس انطباع الادارة عن المحاسب بانه منظم فى عمله بالاضافة لذلك يساعدك على الوصول الى المعلومة بشكل سهل وسريع سنتعرف من خلال الشرح المبسط كيف نقوم بعملية حفظ وأرشفة المستندات داخل الادارة المالية بطريقة بسيطة ونظامية الدورة المستندية تكون عبارة عن  سندات قبض نقدي – صرف نقدي – قبض شيكات – صرف شيكات – سند تسوية عام – سند قيد يومية عامة  

سنقوم بشرح تفصيلي للصرف النقدي مع مثال توضيحي  

سند صرف نقدي

شروط يجب توافرها فى الشكل العام لسند الصرف النقدي

يحتوي على بيانات الشركة هيدر وفوتر

يجب ان يكون سندات الصرف مرقمة بسريال يبدا من    0    الى  0  

التوقيعات المطلوبة  من  مستلم  #  محاسبة # مراجعة # الاعتماد # اى توقيعات اخري  مطلوبة

كما نلاحظ من الشكل المرفق  ان رقم السند # B00011 معنى ذلك ان هناك عشر سندات صرف نقدي صدرت قبل هذا السند يجب مراقبة تسلسل السندات 

فى حالة الغاء سند لاي ظرف من الظروف ماذا تفعل

يتم احضار السند الاصلي والكتابة علية بخط عريض ملغي باللون الاحمر ويوقع علية بالالغاء من الشخص المسئول 

مثال صرف دفعة بمبلغ 100000 جنية الى شركة بنيان لاعمال المقاولات العامة

يقوم المحاسب بصرف المبلغ بناء على امر صرف من الجهة المختصة وتسليم المبلغ الى الشركة او المندوب وتوقيعه بالاستلام

مرفقات السند المطلوبة مهمة جدا لكي يقوم المراجع المختص بالمراجعة 

امر الصرف الداخلي من الجهة المسئولة سواء كان مدير المشاريع – مدير الشركة – المدير المالي  الخ  

سند قبض من الجهة المستلمة

صورة من البطاقة او الهوية للشخص المستلم

 تفويض من الشركة للمندوب باستلام المبلغ  

ان كانت الدفعة مخصصة لاعمال محددة يرفق صورة من فاتورة الاعمال

يقوم المحاسب بكتابة عدد المرفقات على وجه سند الصرف النقدي وارسالة الى المحاسب المختص بالمراجعة يقوم المحاسب المراجع

بعمل التوجية المحاسبي للسند والتاكد من المرفقات 

الطرف المدين هو مقاولي الباطن – شركة بنيان لاعمال المقاولات العامة

الطرف الدائن هو نقدية بالصندوق – الصندوق الرئيسي 

بعد المراجعة يتم ارسالة السند بمرفقاته الى المدير المالي او الجهة التى تعتمد السند يقوم بالمراجعة والتوقيع فى خانة تعتمد ثم تسجيل السند بالدفاتر المختصة اليومية العامة – دفاتر الاستاذ المساعدة

يوجه السند الى ارشيف الحسابات لارشفة السند بمرفقاته

فى الارشيف يتم عمل ملفات لكل نوع من السندات مسلسلة بحسب السندات هناك ملفات اسمها سندات الصرف النقدي بداخلها سندات  مسلسلة من رقم B00001  الى  B00010  حسب المثال المرفق معنا 

يتم وضع السند الحالى B00011  داخل الملف  عند امتلاء الملف بسندات الصرف النقدي يتم الكتابة عليه من الخارج سندات صرف نقدي من  1  الى 11   

وفتح ملف جديد من   12   الى    

كيفية الوصول الى مرفقات سند صرف نقدي وسط هذا الكم الهائل من الملفات داخل الارشيف

بفرض ان هناك اختلاف على استلام مبلغ سند الصرف النقدي 100000 مع شركة بنيات للمقاولات ماهى الخطوات المتبعة للوصول الى السند بمرفقاته

نقوم بطباعة كشف حساب للمقاول شركة بنيان لاعمال المقاولات كما هو موضح وحصر المبلغ سنجد ان المبلغ مسجل مع سند صرف نقدي رقم B00011  

الذهاب الى ملفات سندات الصرف النقدي والبحث عن الملف المكتوب عليه من الخارج رقم السند واستخراجه واخذ صورة من المرفقات وتسليمها للجهة المختصة

عند تسليم السند الاصلي بمرفقاته يتم ترك نموذج استلام مرفقات مكان تسلسل السند بالملف موقع عليه من الشخص الذي استلم السند وعدد المرفقات والغاء النموذج بعد ارجاع السند بمرفقاته 

كشف الحساب

كيف تأسس دليل حسابات لشركة مقاولات